Povinná digitalizace dat ve školství v roce 2026/2027 představuje jednu z největších administrativních reforem posledních let. Plošný přechod na digitální správu, účetnictví a komunikaci se státem už probíhá, ale realita v terénu ukazuje propastné rozdíly mezi technickým vybavením a lidskými kapacitami. Zatímco některé klíčové povinnosti jako je JMHZ již platí, další zásadní termíny dopadnou na organizace v nadcházejících měsících.
Kromě Zákona o registrech ve vzdělávání a Zákona o právu na digitální služby se digitalizace zásadně dotkne účetnictví, mezd a nakládání s daty.
Koho se povinná digitalizace týká?
Změna nekompromisně dopadá na všechny školské subjekty, které disponují identifikačním číslem (IČO):
- Mateřské školy (pozor, mají výjimku ze spisové služby, ale mzdová digitalizace a registry pro ně platí v kompletním znění)
- Základní školy
- Střední školy
- Vyšší odborné školy (bez ohledu na zřizovatele – obec, kraj, církev či soukromník)
- Vysoké školy
Ze kterých zákonů digitální tlak pramení?
Zavádění digitálních standardů vynucuje několik specifických legislativních titulů:
- Elektronická spisová služba (Zákon o archivnictví č. 499/2004 Sb.): Nejpozději do 1. ledna 2027 musí všechny základní a střední školy zcela nahradit papírové podatelny digitální verzí. Školy sice nemusí mít systém atestovaný, musí však splňovat Národní standard pro elektronické spisové služby.
- Datové schránky (Zákon č. 300/2008 Sb.): Již od roku 2023 platí absolutní povinnost komunikovat se státem výhradně elektronicky. Jakékoliv podání vůči úřadům učiněné na papíře je právně neúčinné.
Jsou školy na digitalizaci připraveny?
Z praxe vychází, že bohužel ne. Mnoho škol stále funguje v hybridním režimu – dokumenty sice přijímají datovou schránkou, ale následně je tisknou do šanonů. Technické zázemí se sice pomalu zlepšuje, ale lidský faktor a legislativní znalost procesů výrazně zaostávají – a najít specializované IT do oblasti školství, to už je úplně jiný příběh.
Pro školy je dnes absolutní prioritou hladký přechod na elektronickou spisovou službu do konce roku, správné nastavení digitálních registrů MŠMT a stabilizace mzdové agendy po startu JMHZ . Pro organizace, které digitalizaci podcení, se riziko pokut nebo ztráty dotačních titulů stává reálnou hrozbou .
Tři klíčové kroky, jak ustát nový drobnohled úřadů
Aby školy ustály novou vlnu digitalizace a zvýšený tlak úřadů, musí jednat okamžitě:
- Interní digitální audit: Prověřit, zda jsou veškeré mzdové a dotační toky stoprocentně dohledatelné v digitální podobě, případně odstranit chaos a přepisování dat mezi státní správou a vlastními systémy . V době, kdy automatické vytěžování dokladů za pomoci AI je u běžných společností normou, u většiny škol se stále vede papír, kopírka a přepisování dat. A to i přes to, že GINIS umí být nejen certifikovanou spisovou službou, ale i kompletním finančním modulem vč. vytěžovacího systému, schvalovacím procesem, až po finální archiv fungující na jedno kliknutí. A samozřejmě nejen on. Zjistit tedy, zda využíváte veškeré možnosti, které vám váš aktuální SW nabízí, a vytěžit z něj nejen to, co požaduje zákon, ale maximum pro zefektivnění celého procesu – případně vybrat ten, který vám vzniklou situaci dokáže vyřešit.
- Zajištění odborné zastupitelnosti: Nespoléhat na jednu mzdovou účetní/ hospodářku. V éře okamžitých digitálních hlášení a přísných lhůt je závislost na jediné osobě likvidační risk.
- Outsourcing rizik: Tam, kde chybí interní kapacity nebo detailní znalost neustále se vyvíjející metodiky, je nejbezpečnější cestou přenesení právní a finanční odpovědnosti na specializované externí partnery.
—————————————————————–
Nezávaznou kalkulaci účetnictví pro školy si můžete udělat na odkazu ZDE.
